Национальным стандартом предусмотрено подразделение документации по охране труда на документы и записи. При этом: к документам относится та документация, которая нормирует, регламентирует, устанавливает соответствующие правила и нормы;
к записям - документация, фиксирующая результаты проделанной работы или какие-либо факты.
Для обеспечения функционирования системы управления охраной труда необходима разнообразная информация.
Документ - это информация и ее носитель. Носители информации: бумажный, магнитный, электронный, фотографический, контрольный образец и др.
Информация содержится в процедурах, стандартах, спецификациях, чертежах, схемах, рисунках, эскизах, отчетах, аудио - и видеозаписях, инструкциях и др.
Документ предусматривает требования или то, как должна осуществляться деятельность.
Национальными стандартами по аналогии с системами управления другими видами деятельности предусмотрена следующая иерархия документации:
Руководство по системе управления охраной труда; операционные процедуры; рабочие инструкции;
записи и другая сопутствующая документация.
В Руководстве по системе управления охраной труда описываются ключевые элементы и взаимодействие различных частей системы. Руководство по системе управления охраной труда может: быть отличным по структуре от структуры стандарта; иметь общее ядро с приложениями; быть сборником процедур и других документов; быть частью документации по системе управления охраной труда; быть представленным более чем одним документом; быть отдельным документом или иначе.
Важным аспектом в построении Руководства является выполнение перекрестных ссылок на документацию других уровней системы (процедуры, инструкции и др.).
Возможные виды информации: законодательные и иные обязательные требования; письма, приказы, решения, постановления; акты, предписания надзорно-контрольных органов; информация о производственных опасностях и связанных с ними рисках;
информация о состоянии условий и охраны труда; результаты паспортизации санитарно-технического состояния условий и охраны труда, аттестации рабочих мест по условиям труда;
критерии оценки и стимулирования деятельности по охране труда;
декларации промышленной безопасности опасных производственных объектов;
письма и запросы заинтересованных сторон; всевозможные отчеты; ответы на запросы;
сведения о несчастных случаях, профессиональных заболеваниях, авариях и инцидентах на производственных объектах и материалы об их расследовании; рекламные материалы;
публикации в средствах массовой информации.
Учитывая такую множественность видов информации и ее различную значимость, организация должна установить и поддерживать информацию на удобных для нее носителях, например, бумажных или электронных.
Информация должна:
описывать основные элементы системы управления и их взаимодействие;
обеспечивать направление к смежной документации. Процедуры содержат письменно оформленную базу и определяют как должны выполняться операции. Процедуры подразделяются на:
общесистемные - единые для всех систем управления (обучение, информирование, управление документацией, операциями, мониторинг, аудиты, анализ со стороны высшего руководства и др.);
специальные - рассматривают управление специфическими для данной системы операциями (идентификация опасностей, оценка риска, оценка деятельности по охране труда и ее стимулирование и др.).
Наряду с таким подразделением процедур в отдельных литературных источниках, применительно к системе управления охраной труда, общесистемным процедурам придается признак, согласно которому это такие процедуры, которые описывают виды деятельности, определенные в стандарте (идентификация опасностей и анализ рисков, обучение, взаимодействие, внутренние аудиты и др.)- В отличие от них специальные процедуры описывают управление операциями.
Процедура дает описание процесса, но не может свидетельствовать о его выполнении (данную роль выполняют записи).
Процедура должна быть максимально лаконична по объему (практика показывает, что в большинстве случаев наиболее оптимальным является объем процедуры не более 3 листов).
Национальный стандарт не содержит требования об обязательной переработке действующих в организации документов по охране труда (порядок, положение, стандарт организации по безопасности груда, рекомендации, методика и др.) в процедуры.
Национальным стандартом предусмотрена разработка следующих 15 обязательных процедур:
процедуры по идентификации опасностей, оценке рисков и определению мер управления рисками (пункт 4.3.1 СТБ 18001 -2009);
процедуры для идентификации, получения информации, содержащей законодательные и иные обязательные требования, и обеспечения доступа к законодательным и другим применяемым к организации требованиям в области охраны труда (пункт 4.3.2 СТБ 18001-2009);
процедуры по определению компетентности, обеспечению обучения и осведомленности персонала в области охраны труда (пункт 4.4.2 СТБ 18001-2009);
процедура по обмену информацией внутри организации, внешними организациями, иными заинтересованными лицами (пункт 4.4.3.1 СТБ 18001-2009);
процедура по консультированию с работниками и заинтересованными сторонами в области охраны труда (пункт 4.4.3.2 СТБ 18001-2009);
процедура по обеспечению участия работников в управлении охраной труда (пункт 4.4.3.2 СТБ 18001-2009);
процедуры по управлению документами системы управления охраной труда (пункт 4.4.5 СТБ 18001-2009);
процедуры для операций и действий, связанных с идентифицированными рисками, для которых необходимо применять меры управления (пункт 4.4.6 СТБ 18001-2009);
процедуры по идентификации возможных аварийных ситуаций и по ответным действиям (пункт 4.4.7 СТБ 18001-2009);
процедуры для осуществления мониторинга и измерения результативности в области охраны труда (пункт 4.5.1 СТБ 18001-2009);
процедуры для калибровки и технического обслуживания контрольно-измерительной аппаратуры, используемой для проведения мониторинга и измерений (пункт 4.5.1 СТБ 18001-2009);
процедура(ы) по оценке соответствия деятельности организации законодательным требованиям в области охраны труда, а также требованиям, принятым организацией в качестве обязательных (пункты 4.5.2.1, 4.5.2.2 СТБ 18001-2009);
процедуры по расследованию несчастных случаев, профессиональных заболеваний, инцидентов, аварий, несоответствий (пункты 4.5.3.1,4.5.3.2 СТБ 18001-2009);
процедуры по управлению записями по охране труда (пункт 4.5.4 СТБ 18001-2009);
процедуры по проведению аудитов функционирования системы управления охраной труда (пункт 4.5.5 СТБ 18001 -2009).
Наряду с процедурами, предусмотренными стандартом, в организации целесообразно также разработать и другие процедуры, регламентирующие различные аспекты работы по охране труда и порядок выполнения соответствующих работ, связанных с охраной труда:
нормативное и ресурсное обеспечение управления охраной труда; создание новых рабочих мест; оценка состояния безопасности и гигиены труда; стимулирование за работу по охране труда; участие работников и их представительных органов в управлении охраной труда;
отражение требований безопасности в конструкторской и технологической документации;
прием на работу и профессиональный отбор работников по отдельным специальностям;
медицинское освидетельствование работников; выполнение работ в командировках;
использование личного транспорта работников в интересах организации;
надзор за объектами повышенной опасности; выполнение работ с повышенной опасностью; перевозки опасных грузов;
обеспечение работников средствами индивидуальной защиты и профилактики;
санитарно-бытовое обеспечение работников и др.
Для работников, выполняющих конкретные задачи, предназначены рабочие инструкции: инструкции по охране труда, технологические инструкции и регламенты ведения технологического процесса, инструкции по безопасной эксплуатации оборудования, схема процесса, эскизы, рисунки, серии фотографий или других иллюстраций,
таблицы, графики, программы обучения, планы локализации аварийных ситуаций и ликвидации последствий аварий и др.
Рабочие инструкции занимают подчиненное положение по отношению к процедурам.
