Организация должна установить и поддерживать процедуры управления документацией и данными для того, чтобы: можно было установить их место нахождения; они актуализировались, пересматривались и утверждались уполномоченным персоналом;
действующие версии соответствующих документов были доступны во всех местах, где выполняются операции, необходимые для эффективного функционирования системы управления охраной труда;
устаревшая документация своевременно изымалась или исключалось ее непреднамеренное использование;
архивная документация, хранящаяся с юридической или научной целью, была соответственно идентифицирована.
В организации должна быть разработана процедура, предусматривающая:
утверждение документов;
пересмотр, обновление, повторное утверждение; идентификацию изменений;
обеспечение четкости и простоты идентификации; наличие документов в местах их использования; управление распространением документов; предотвращение непреднамеренного использования утративших силу документов;
идентификацию документов, утративших силу, но сохраняющихся для определенных целей.
Аналогичным образом управление записями включает: сбор;
регистрацию;
идентификацию;
хранение;
представление по назначению;
анализ для принятия соответствующих мер;
изъятие;
архивирование и уничтожение.
