Организация должна установить и поддерживать процедуры для идентификации, поддержания и размещения записей по охране труда, включая результаты аудита и анализа.
Записи - особый вид документов, содержащих достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности, а также фиксирующих юридически значимые факты.
Национальным стандартом предусматривается, чтобы записи по охране труда были: разборчивыми;
опознаваемыми (идентифицируемыми);
прослеживаемыми для соответствующих видов деятельности. Записи по охране труда необходимо хранить и поддерживать таким образом, чтобы:
обеспечить незатруднительный доступ к ним; обеспечить их защиту от повреждений, износа или утери.
Записи и сопутствующая документация включают: акты о несчастных случаях, профессиональных заболеваниях, авариях и инцидентах, несоответствиях и прилагаемые к ним материалы, другие акты;
всевозможные журналы;
протоколы проверки знаний, совещаний;
результаты тестирования, резюме и интервью с работниками; карточки выдачи средств индивидуальной защиты и профилактики;
удостоверения, личные карточки обучения и проверки знаний по охране труда;
всевозможные отчеты (о травматизме и временной нетрудоспособности, о затратах на охрану труда, о техническом обслуживании оборудования), предусмотренные для направления в вышестоящие органы и органы надзора, и др.;
материалы по паспортизации санитарно-технического состояния условий и охраны труда, аттестации рабочих мест по условиям труда, идентификации опасностей и оценки рисков, проведению мониторингов и аудитов и др.;
материалы по проведению анализа со стороны высшего руководства.
Ведение записей позволяет:
создать механизм оперативного получения достоверной информации;
оценивать эффективность функционирования системы управления охраной труда;
выявлять причины, проводить анализ несоответствий для разработки корректирующих и предупредительных действий;
анализировать адекватность, результативность и эффективность функционирования системы управления для определения мер по ее совершенствованию.
В отличие от документов записи не могут быть изменены. Стандарт не устанавливает требований по формам ведения записей. Записи ведутся для того, чтобы содержащаяся в них информация анализировалась соответствующими работниками, а также для подтверждения юридически значимых фактов.
