ТКП 5.1.12-2006 (04100) "Порядок сертификации систем управления охраной труда. Основные положения"

ТЕХНИЧЕСКИЙ КОДЕКС УСТАНОВИВШЕЙСЯ ПРАКТИКИ

Национальная система подтверждения соответствия Республики Беларусь

ПОРЯДОК СЕРТИФИКАЦИИ

систем управления охраной труда

Основные положения

Дата введения 2007-01-01

1 Область применения

Настоящий технический кодекс установившейся практики (далее – технический кодекс) устанавливает общие требования к порядку проведения работ по сертификации систем управления охраной труда на соответствие требованиям технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации (далее – ТНПА) на системы управления охраной труда (СТБ 18001).

Требования настоящего технического кодекса могут быть использованы органами по сертификации для разработки порядка проведения сертификации систем управления охраной труда организаций в закрепленной за ними области деятельности.

2 Нормативные ссылки

В настоящем техническом кодексе установившейся практики использованы ссылки на следующие ТНПА:

ТКП 5.1.01-2004 Национальная система подтверждения соответствия Республики Беларусь. Основные положения

ТКП 5.1.08-2004 Национальная система подтверждения соответствия Республики Беларусь. Правила маркировки знаком соответствия. Основные положения

СТБ 18001-2005 Системы управления охраной труда. Общие требования

Примечание – При пользовании настоящим техническим кодексом установившейся практики целесообразно проверить действие ТНПА по каталогу, составленному по состоянию на 1 января текущего года, и по соответствующим информационным указателям, опубликованным в текущем году.

Если ссылочные ТНПА заменены (изменены), то при пользовании настоящим техническим кодексом установившейся практики, следует руководствоваться замененными (измененными) ТНПА. Если ссылочные ТНПА отменены без замены, то положение, в котором дана ссылка на них, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

В настоящем техническом кодексе применяют следующие термины с соответствующими определениями, установленные в ТКП 5.1.01, а также следующие:

3.1 аудит: систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.

3.2 группа по аудиту: Один или несколько экспертов-аудиторов, проводящих аудит.

Примечания

1 Один из экспертов-аудиторов в группе по аудиту назначается руководителем группы по аудиту.

2 Группа по аудиту может включать стажеров.

3.3 критерии аудита: Совокупность политики, процедур или требований.

Издание официальное

3.4 наблюдения аудита: Результат оценки собранных свидетельств аудита на соответствие критериям аудита.

3.5 несоответствие: любое отклонение от технических регламентов, технических кодексов установившейся практики, государственных стандартов, стандартов организации, технологической документации, правил, установленных процедур и т. д., которое прямо или косвенно может привести к причинению вреда жизни или здоровью работника, повреждению имущества организации, ухудшению обстановки на рабочем месте или их сочетанию.

3.6 орган по сертификации: Юридическое лицо, аккредитованное для выполнения работ по подтверждению соответствия в определенной области аккредитации.

3.7 свидетельство аудита: Записи, изложение фактов или другая информация, связанная с критериями аудита, которая может быть проверена.

3.8 система управления охраной труда: Часть общей системы управления, которая способствует управлению рисками в области охраны труда, связанными с деятельностью организации, вклю­чая организационную структуру, планирование, ответственность, практическую деятельность, проце­дуры, процессы и ресурсы для разработки, внедрения, осуществления анализа и поддержания в ра­бочем состоянии политики организации в области охраны труда.

3.9 совет по сертификации органа по сертификации: Совещательный орган, предназначенный для координации деятельности органа по сертификации и принятия решений в области сертификации систем управления охраной труда.

3.10 технический эксперт: Лицо, предоставляющее группе по аудиту свои знания или опыт по специальному вопросу.

3.11 эксперт-аудитор: Лицо, обладающее компетентностью для проведения сертификационного аудита.

Примечания

1 Знания и опыт по специальному вопросу могут быть отнесены к организации, процессу или деятельности, подвергаемым аудиту, а также к вопросам языка или культуры страны, в которой проводился аудит.

2 Технический эксперт не участвует в группе по аудиту в качестве эксперта-аудитора.

4 Общие положения

4.1      Сертификация систем управления охраной труда осуществляется органами по сертификации систем управления охраной труда (далее – орган по сертификации), аккредитованными в соответствии с требованиями Системы аккредитации Республики Беларусь

4.2      Сертификация систем управления охраной труда в Республике Беларусь проводится с целью подтверждения того, что организация управляет рисками в области охраны труда, связанными с деятельностью организации, обеспечивая контроль над рисками, устранение или снижение рисков до допустимого уровня, а также сведение к минимуму отрицательного воздействия на персонал и другие заинтересованные стороны посредством эффективного применения системы управления охран охраной труда и постоянного ее улучшения.

4.3      Сертификация систем управления охраной труда проводится по инициативе организации и является добровольной.

4.4      При проведении сертификации систем управления охраной труда должна обеспечиваться конфиденциальность информации, составляющей коммерческую тайну организации.

4.5      По желанию организации перед сертификацией системы управления охраной труда органом по сертификации проводится предварительный аудит системы управления охраной труда.

Предварительный аудит проводится по правилам и в порядке, установленном для проведения сертификации системы управления охраной труда.

Результаты предварительного аудита системы управления охраной труда могут быть учтены органом по сертификации в случае проведения ее сертификации не позднее шести месяцев после проведения предварительного аудита.

4.6      Сертификация систем управления охраной труда включает:

• –    представление заявки на сертификацию;
• –    анализ документов системы управления охраной труда;
• –    аудит системы управления охраной труда;
• –    оформление результатов аудита и принятие решения о выдаче сертификата;
• –    инспекционный контроль за сертифицированной системой управления охраной труда.

5 Порядок проведения работ по сертификации систем управления охраной труда

5.1 Представление заявки на сертификацию

5.1.1      Организация, претендующая на сертификацию системы управления охраной труда, направ­ляет в орган по сертификации с соответствующей областью аккредитации заявку (приложение А), исходную информацию, анкету-вопросник, руководство по системе управления охраной труда, документы системы управления охраной труда. Состав документов системы управления охраной труда определяется органом по сертификации.

Форму анкеты-вопросника и состав исходной информации предоставляет орган по сертификации.

Примечания

1 Состав обязательной исходной информации для оценки систем управления охраной труда организаций любой области деятельности приведен в приложении Б.

2 Требования к исходной информации в целом (для организаций, деятельность которых входит в область аккредитации органа по сертификации) регламентируются в порядке сертификации систем управления ох­раной труда органа по сертификации.

3 Требования к исходной информации для каждой конкретной организации формируются органом по серти­фикации с учетом специфики организации и выпускаемой ею продукции.

5.1.2      При наличии нескольких органов по сертификации с требуемой областью аккредитации организация вправе обращаться в любой из них.

5.1.3      При отсутствии органа по сертификации с соответствующей областью аккредитации органи­зация может обратиться в Государственный комитет по стандартизации Республики Беларусь (Гос­стандарт), который примет решение по проведению сертификации системы управления охраной труда данной организации.

5.1.4      Орган по сертификации должен принять решение по заявке в течение пяти дней после ее регистрации.

5.1.5      Принятие решения по заявке включает:

• −    принятие заявки к исполнению при совпадении заявленной области деятельности заявителя с областью аккредитации органа по сертификации;
• −    отказ в принятии заявки и направление ее в Госстандарт (с извещением заявителя) при несовпадении заявленной области деятельности заявителя с областью аккредитации органа по сертификации.

5.1.6      При принятии заявки к исполнению орган по сертификации должен ее зарегистрировать.

5.2 Анализ документов системы управления охраной труда

5.2.1      Для проведения сертификационных работ орган по сертификации должен назначить приказом группу по аудиту, состоящую из руководителя группы и экспертов-аудиторов.

В группу по аудиту должен входить эксперт-аудитор с подтвержденной компетентностью в оцени­ваемой области деятельности организации. К работе при необходимости могут привлекаться вне­штатные эксперты-аудиторы и технические эксперты в оцениваемых областях деятельности.

В группу по аудиту могут включаться стажеры, но они должны проводить работы под руково­дством экспертов-аудиторов.

В состав группы по аудиту не включаются представители заявителя, проверяемой организации, а также представители организаций, заинтересованных в результатах сертификации.

5.2.2      Заявитель должен быть заблаговременно проинформирован о составе группы по аудиту, которая будет проводить оценку системы управления охраной труда, и имеет право получить достаточную информацию о каждом из них.

Заявитель имеет право требовать замены членов группы по аудиту по объективным причинам (член группы по аудиту работал ранее в проверяемой организации, оказывал ей услуги по консалтингу, неэтичное поведение при проведении аудитов). Отказ от кого-либо из членов группы по аудиту должен быть аргументирован и обоснован.

5.2.3      Анализ документов системы управления охраной труда осуществляется группой по аудиту или экспертом-аудитором, входящим в группу по аудиту, с подтвержденной компетентностью в оцениваемой области деятельности организации.

Анализ документов системы управления охраной труда должен учитывать размер, вид деятель­ности и сложность организации, а также цели и область аудита и включать:

• −    рассмотрение и анализ заявки;
• −    анализ исходной информации и анкеты-вопросника;
• −    анализ руководства по системе управления охраной труда;
• −    анализ разработанных документов системы управления охраной труда.

5.2.4      В обоснованных случаях анализ документов системы управления охраной труда может быть отложен до момента начала проведения аудита непосредственно в организации, если это не нанесет ущерба результативности проведения аудита. Если документы системы управления охраной труда признаются неадекватными требованиям ТНПА на систему управления охраной труда, то руководитель группы по аудиту информирует об этом заявителя. Руководитель группы по аудиту должен при­нять решение по продолжению или приостановке аудита до тех пор, пока несоответствия в документации будут устранены.

5.2.5      Группа по аудиту проводит анализ представленной организацией исходной информации и анкеты-вопросника с учетом:

• −    требований ТНПА на систему управления охраной труда;
• −    требований ТНПА на продукцию;
• −    сведений о состоянии охраны труда в организации, полученных из независимых источников.

5.2.6      При проведении анализа документов системы управления охраной труда группа по аудиту проводит оценку документов системы управления охраной труда организации на выполнение сле­дующих требований:

• −    обеспечение системности документации;
• −    выполнение требований ТНПА на систему управления охраной труда;
• −    полнота описания системы управления охраной труда в руководстве по системе управления ох­раной труда;
• −    наличие идентификации документов системы управления охраной труда;
• −    адресность (предназначенность для определенной области применения, конкретных исполни­телей);
• −    однозначность понимания требований документов.

5.2.7      При необходимости группа по аудиту может запросить у организации дополнительные сведения или направить своего представителя для сбора дополнительной информации непосредст­венно в организации.

5.2.8      Результаты анализа документов системы управления охраной труда оформляются в акте по результатам экспертизы документов системы управления охраной труда, в котором отражаются ре­зультаты анализа заявки, исходной информации, анкеты-вопросника и документов системы управления охраной труда и делается заключение по результатам анализа.

В акте по результатам экспертизы документов системы управления охраной труда устанавлива­ются сроки устранения замечаний к документам, но не более шести месяцев. Акт подписывается ру­ководителем и членами группы по аудиту и утверждается руководителем органа по сертификации.

Акт составляется в двух экземплярах: один остается в органе по сертификации, второй переда­ется заявителю.

5.2.9      Организация обязана представить в орган по сертификации документы, подтверждающие устранение выявленных в документации системы управления охраной труда несоответствий. Подтверждающие документы анализируются членами группы по аудиту.

5.3 Аудит системы управления охраной труда

5.3.1      Началом работ по аудиту системы управления охраной труда организации является разра­ботка плана аудита, который разрабатывает руководитель группы по аудиту.

5.3.2      План аудита системы управления охраной труда должен содержать:

−    цели аудита;

−    критерии аудита и ссылочные документы;

−    область аудита, включая идентификацию подразделений, которые будут проверяться;

−    дату и место проведения аудита;

−    временной график аудита (предполагаемое время начала и продолжительность аудита, сове­щаний с руководством и совещаний группы по аудиту);

−    распределение ресурсов в наиболее важных областях аудита;

−    список ответственных специалистов организации, назначенных для сопровождения и работы с группой по аудиту (при необходимости);

−    требования к конфиденциальности информации, не подлежащей разглашению (при необходимости).

5.3.3      План аудита системы управления охраной труда должен допускать внесение в него измене­ний в ходе аудита, а также обеспечивать эффективное использование квалификации членов группы по аудиту с учетом их компетентности.

5.3.4      План аудита системы управления охраной труда подписывается руководителем группы по аудиту, утверждается руководителем органа по сертификации и согласовывается с ответственным за проведение аудита в организации (руководителем проверяемой организации или ответственным за функционирование системы управления охраной труда). План аудита должен быть представлен про­веряемой организации до начала аудита.

5.3.5      Группа по аудиту должна подготовить рабочие документы для регистрации результатов аудита. Рабочие документы должны содержать:

−    контрольные листы;

−    формы протоколов несоответствий.

5.3.6      Контрольные листы (приложение В) должны обеспечивать получение выводов (наблюдений аудита) на основании сопоставления свидетельств аудита с критериями аудита.

5.3.7      Аудит системы управления охраной труда включает:

• −    предварительное совещание;
• −    сбор информации;
• −    получение свидетельств аудита и подготовку выводов;
• −    подготовку заключения по результатам аудита;
• −    заключительное совещание.

5.3.8      Предварительное совещание проводится с целью:

• −    представления членов группы по аудиту руководству и специалистам проверяемой организации;
• −    рассмотрения цели, области и критериев аудита;
• −    ознакомления с методами аудита, классификацией несоответствий;
• −    определения необходимых средств, предоставляемых в распоряжение группы по аудиту;
• −    ознакомления с процедурами на случай чрезвычайной ситуации и обеспечения безопасности для группы по аудиту;
• −    предоставления проверяемой организации возможности обсудить все вопросы, относящиеся к аудиту.

5.3.9      Сбор информации, относящейся к целям, области и критериям аудита, включая информацию о деятельности и взаимодействии подразделений, проводится методом опроса работников организации, наблюдения за деятельностью, анализа документов системы управления охраной труда.

5.3.10       Для подготовки выводов (наблюдений аудита) свидетельства аудита должны быть сопоставлены с критериями аудита. Наблюдения аудита указывают на соответствие или несоответствие критериям аудита. Свидетельства и выводы аудита должны быть отражены в контрольных листах. Группа по аудиту должна проанализировать свидетельства аудита, принять решение, какие из них должны быть представлены как несоответствия, и определить значимость несоответствий.

5.3.11       При определении категории несоответствия группа по аудиту учитывает, является ли несоответствие единичным случаем, систематической ошибкой, несоблюдением требований.

5.3.12       Несоответствия подразделяются на:

• −    существенные;
• −    несущественные.

Существенное несоответствие – несоответствие, идентифицированное как недопустимый риск здоровью и безопасности персонала или другое отклонение от требования на систему управления охраной труда, устранение которого потребует изменения организационной структуры организации, больших материальных затрат, подготовки специалистов, длительного времени (более шести меся­цев) устранения и которое существенно повлияет на функционирование системы управления охраной труда.

Несущественное несоответствие – упущение в выполнении установленных требований (крите­риев) или отклонение от установленного требования на систему управления охраной труда, не яв­ляющееся недопустимым риском здоровью и безопасности персонала, устранение которого не требу­ет изменения организационной структуры организации, значительных материальных затрат и которое может быть устранено в процессе работы группы по аудиту либо в течение двух месяцев с момента вы­явления.

Окончательное решение по категории несоответствия принимает руководитель группы по аудиту.

5.3.13       Существенные и несущественные несоответствия отражаются в протоколах несоответст­вий (приложение Г), идентифицируются с требованиями, установленными в ТНПА или документах на систему управления охраной труда организации.

Протоколы несоответствий подлежат совместному рассмотрению руководителем группы по аудиту и руководителем организации или представителем руководства организации, ответственным за функционирование системы управления охраной труда.

Протокол несоответствий должен включать:

• −    наименование проверяемого структурного подразделения организации или должностное лицо;
• −    требование ТНПА на систему управления охраной труда или документа системы управления охраной труда организации;
• −    установленное несоответствие и его категорию;
• −    содержание корректирующего действия и срок его проведения;
• −    отметку о проведенных корректирующих действиях;
• −    подписи руководителя организации и руководителя группы по аудиту.

5.3.14       На основании анализа выявленных несоответствий подготавливается заключение о степе­ни соответствия (несоответствия) системы управления охраной труда требованиям ТНПА на систему управления охраной труда.

В результате аудита системы управления охраной труда возможны следующие выводы:

а)   система управления охраной труда соответствует ТНПА, на соответствие которому осуществ­лялся аудит;

б)   система управления охраной труда не соответствует ТНПА, на соответствие которому осуще­ствлялся аудит.

Система управления охраной труда признается соответствующей ТНПА на систему управления охраной труда, если:

• −    несоответствия отсутствуют;
• −    имеются несущественные несоответствия, которые могут быть устранены в процессе работы группы по аудиту или в течение двух месяцев со дня их выявления.

Система управления охраной труда признается не соответствующей ТНПА, если обнаружено хо­тя бы одно существенное несоответствие и несущественные несоответствия. В этом случае оценка сис­темы управления охраной труда организации осуществляется после устранения всех выявленных несоответствий, но не ранее, чем через шесть месяцев.

5.3.15       На заключительном совещании руководству проверяемой организации доводятся выяв­ленные при аудите несоответствия в порядке их значимости, аспекты, нуждающиеся в улучшении (приложение Д), предварительное заключение о соответствии (несоответствии) системы управления охраной труда требованиям ТНПА на систему управления охраной труда.

5.3.16       По результатам аудита системы управления охраной труда с учетом результатов заключительного совещания составляется акт (приложение Е), который подписывается руководителем группы по аудиту и экспертами-аудиторами, утверждается руководителем органа по сертификации и пред­ставляется руководству проверяемой организации.

5.3.17       В акте по аудиту дается четкая оценка соответствия проверяемой системы управления охраной труда требованиям ТНПА на систему управления охраной труда.

В акт также вносятся все вопросы, по которым не достигнуто соглашение между руководителем группы по аудиту и проверяемой организацией, с изложением различных точек зрения.

В акте указывается необходимость разработки корректирующих мероприятий, сроки представле­ния в орган по сертификации доказательств устранения несоответствий, необходимость в дополни­тельном аудите.

Акт по аудиту должен быть подготовлен и направлен в согласованные с проверяемой организа­цией сроки.

Один экземпляр акта и копии протоколов несоответствий хранятся в организации, второй экземп­ляр акта и подлинники протоколов несоответствий хранятся в органе по сертификации.

5.4 Оформление результатов аудита, принятие решения по сертификации и выдача сертификата соответствия

5.4.1      После устранения выявленных несоответствий организация уведомляет об этом орган по сертификации.

Способ проверки устранения несоответствий устанавливается органом по сертификации и зависит от категории и количества выявленных несоответствий.

Если в системе управления охраной труда организации были выявлены несущественные несоответствия, которые могут быть устранены в процессе работы группы по аудиту или в течение двух месяцев со дня их выявления, то органу по сертификации может быть достаточно документального подтверждения организацией устранения выявленных несоответствий или устранение выявленных несоответствий проверяется органом по сертификации при инспекционном контроле.

5.4.2      Отчет по аудиту системы управления охраной труда организации подготавливается экслертами-аудиторами под руководством руководителя группы по аудиту, который несет ответственность за его достоверность и полноту. Отчет по аудиту составляется после проверки устранения выявлен­ных несоответствий.

Отчет должен содержать:

• −    цели аудита;
• −    область аудита;
• −    наименование проверяемой организации и ее реквизиты;
• −    наименование органа по сертификации;
• −    дату составления;
• −    критерии аудита;
• −    информацию о членах группы по аудиту;
• −    перечень анализируемых документов системы управления охраной труда;
• −    результаты анализа документов системы управления охраной труда;
• −    сведения об устранении замечаний по документам системы управления охраной труда;
• −    результаты аудита системы управления охраной труда организации;
• −    сведения об устранении организацией несоответствий, выявленных при аудите;
• −    заключение группы по аудиту о соответствии (несоответствии) системы управления охраной труда требованиям ТНПА на систему управления охраной труда;
• −    список организаций, которым предоставляется отчет;
• −    указание о конфиденциальности информации, содержащейся в отчете.

Отчет подписывается руководителем группы по аудиту, экспертами-аудиторами и утверждается ру­ководителем органа по сертификации.

Отчет представляется на совет по сертификации органа по сертификации.

5.4.3      При положительных результатах аудита руководитель группы по аудиту докладывает на совете по сертификации органа по сертификации о результатах аудита и возможности выдачи сертификата соответствия на систему управления охраной труда организации. Совет по сертификации принимает решение о выдаче сертификата соответствия. Специалисты, участвующие в аудите, не могут участвовать в принятии решения о выдаче сертификата соответствия. Специалисты, принимающие решение о выдаче сертификата соответствия, должны обладать достаточной компетенцией для принятия решения.

5.4.4      При положительном решении совета по сертификации органа по сертификации руководитель группы по аудиту обеспечивает оформление сертификата соответствия пo форме приложения Ж и выдачу его организации.

Срок действия сертификата соответствия – три года. В обоснованных случаях допускается по решению совета по сертификации устанавливать меньший срок действия сертификата соответствия, но не менее двух пет. Сертификат соответствия должен быть зарегистрирован в реестре Национальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь.

При выдаче сертификата соответствия с организацией заключается соглашение по сертификации (приложение К), в котором устанавливаются обязательства организации и органа по сертификации.

6 Обязанности и ответственность сторон в ходе сертификации систем управления охраной труда

6.1 Обязанности и ответственность эксперта-аудитора

6.1.1      Эксперт-аудитор при проведении аудита системы управления охраной труда обязан:

• −    сообщать и разъяснять персоналу проверяемой организации требования аудита;
• −    рационально и эффективно планировать и выполнять возложенные на него функции;
• −    разрабатывать контрольные вопросы для оценки системы управления охраной труда организации;
• −    документировать все наблюдения;
• −    представлять руководителю группы по аудиту информацию о результатах аудита;
• −    поддерживать в порядке и обеспечивать сохранность и конфиденциальность документов и информации, используемых при аудите;
• −    действовать в соответствии с планом аудита;
• −    проявлять объективность и беспристрастность;
• −    обеспечивать достоверность и достаточность наблюдений для составления заключения о прове­ряемой системе управления охраной труда;
• −    идентифицировать несоответствия с требованиями ТНПА на систему управления охраной тру­да или документов системы управления охраной труда организации;
• −    осуществлять контроль результативности корректирующих действий после устранения несоответствий;
• −    соблюдать нормы этики.

6.1.2      Эксперты-аудиторы несут ответственность за ненадлежащее выполнение своих обязанностей.

6.2 Обязанности и ответственность руководителя группы по аудиту

6.2.1      При аудите системы управления охраной труда руководитель группы по аудиту обязан:

• −    сформировать группу по аудиту;
• −    принять решение о необходимости привлечения технических экспертов;
• −    распределить обязанности между членами группы по аудиту;
• −    планировать аудит, разрабатывать план аудита;
• −    представить группу по аудиту руководству проверяемой организации;
• −    анализировать информацию и документы по функционированию проверяемой системы управления охраной труда для осуществления оценки соответствия системы управления охраной труда;
• −    сообщить руководству организации о затруднениях, препятствующих проведению аудита;
• −    принять окончательное решение по категории несоответствий;
• −    сформировать и представить акт и отчет по аудиту.

6.2.2      Руководитель группы по аудиту несет ответственность за подготовку и проведение аудита.

6.3 Обязанности и ответственность проверяемой организации

6.3.1      Организация, заявившаяся на сертификацию системы управления охраной труда, обязана:

• −    внедрить систему управления охраной труда, соответствующую требованиям ТНПА на систему управления охраной труда;
• −    определить орган по сертификации с соответствующей областью аккредитации, подать заявку на сертификацию в соответствии с настоящим техническим кодексом;
• −    одновременно с заявкой представить в орган по сертификации руководство по системе управле­ния охраной труда, анкету-вопросник, исходную информацию и документы системы управления охраной труда, перечень которых определяется органом по сертификации;
• −    создать все необходимые условия для эффективной работы группы по аудиту и выполнения плана аудита, включая предоставление помещений для работы, необходимых технических средств, назначение ответственных специалистов организации для сопровождения и работы с членами группы по аудиту;
• −    информировать соответствующий персонал организации о цели и области аудита;
• −    обеспечить доступ членов группы по аудиту к необходимым средствам и доказательным мате­риалам (документам системы управления охраной труда, программам, планам, отчетам, журналам, инструкциям и др.);
• −    активно сотрудничать с экспертами-аудиторами для достижения целей аудита;
• −    осуществлять корректирующие действия по результатам аудита системы управления охраной труда организации в установленные для этого сроки, сообщать органу по сертификации о проведен­ных корректирующих действиях;
• −    своевременно производить оплату проводимых работ.

6.3.2      Организация несет ответственность за ненадлежащее выполнение своих обязанностей.

7 Инспекционный контроль за сертифицированной системой управления охраной труда

7.1      Орган по сертификации осуществляет плановый и внеплановый инспекционный контроль за сертифицированной системой управления охраной труда организации в течение всего срока дейст­вия сертификата соответствия. Инспекционный контроль проводит группа по аудиту, сформирован­ная органом по сертификации, возглавляемая руководителем группы.

7.2      Периодичность проведения планового инспекционного контроля определяет орган по серти­фикации в соответствии с программой инспекционного контроля за сертифицированной системой управления охраной труда, но не менее одного раза в год. При этом в течение срока действия серти­фиката соответствия на систему управления охраной труда все подразделения организации должны быть проверены не менее одного раза. Планируемая дата проведения инспекционного контроля до­водится до сведения проверяемой организации органом по сертификации.

План инспекционного аудита ежегодно разрабатывается руководителем группы по аудиту, утвер­ждается руководителем органа по сертификации, согласовывается с руководителем организации или ответственным за функционирование системы управления охраной труда.

7.3      Внеплановый инспекционный контроль проводится по решению руководителя органа по сер­тификации в следующих случаях:

• −    при поступлении обоснованной информации о нарушениях правил охраны труда, несчастных случаях в организации;
• −    при внесении существенных изменений в документы системы управления охраной труда, кон­структорскую и технологическую документацию, ТНПА, организационную структуру организации.

7.4      Порядок проведения инспекционного контроля аналогичен порядку проведения сертификации системы управления охраной труда. При проведении инспекционного контроля учитываются:

• −    изменения в организационной структуре организации;
• −    изменения в НПА и ТНПА в области охраны труда, касающиеся деятельности организации;
• −    изменения в документированной системе управления охраной труда;
• −    результаты внешних проверок;
• −    результаты внутренних аудитов системы управления охраной труда;
• −    статус и эффективность корректирующих и предупреждающих действий, в том числе по резуль­татам внутренних аудитов, внешних проверок, предыдущего аудита органа по сертификации;
• −    работа с претензиями заинтересованных сторон;
• −    правильность применения сертификата соответствия;
• −    результативность системы управления охраной труда, наличие улучшений;
• −    совершенствование системы управления охраной труда.

7.5      Несоответствия в системе управления охраной труда, выявленные при инспекционном кон­троле, отражаются в протоколах несоответствий.

7.6      Результаты инспекционного контроля отражаются в акте, который оформляется в течение двух недель после окончания инспекционного контроля. Акт подписывается руководителем и членами группы по аудиту, утверждается руководителей органа по сертификации и направляется в организацию.

7.7      При положительных результатах инспекционного контроля в акте делается заключение о сохранении действия выданного сертификата.

7.8      В случае выявления при инспекционном контроле несоответствий организация разрабатывает корректирующие действия и обеспечивает их выполнение в срок не более двух месяцев с момента их выявления.

Организация обязана информировать орган по сертификации о корректирующих действиях, предпринимаемых по выявленным при инспекционном контроле несоответствиям.

Устранение выявленных несоответствий проверяется группой по аудиту органа по сертификации.

Способ проверки может включать дополнительную проверку непосредственно в организации, проверку по представленным организацией документам, подтверждающим устранение несоответст­вий, или проверку при последующем инспекционном контроле (в зависимости от вида выявленных несоответствий).

7.9      Орган по сертификации может временно приостановить (не более чем на шесть месяцев) действие сертификата на систему управления охраной труда в случаях:

• −    выявления хотя бы одного существенного несоответствия при инспекционном контроле;
• −    неустранения в течение двух месяцев выявленных при инспекционном контроле несоответствий требованиям ТНПА на систему управления охраной труда;
• −    нарушения правила применения сертификата соответствия, предусматривающего его исполь­зование строго в той области деятельности, на которую он получен;
• −    нарушения правил применения знака соответствия сертифицированной системы управления охраной труда;
• −    фальсификации срока действия сертификата;
• −    отказа организации от инспекционного контроля и (или) оплаты за его проведение.

7.10       Орган по сертификации имеет право отменить действие сертификата соответствия на систему управления охраной труда, если не устранены несоответствия, выявленные при предыдущем аудите, при инспекционном контроле, а также если несоответствия не устранены в период приостановления действия сертификата соответствия.

Решение о временном приостановлении или отмене действия сертификата соответствия принимается советом по сертификации органа по сертификации и оформляется решением совета по сертификации.

7.11       Сертификат соответствия на систему управления охраной труда может быть аннулирован ор­ганом по сертификации в случае прекращения деятельности организации-владельца сертификата соответствия как юридического лица. Аннулирование сертификата соответствия автоматически про­исходит с момента прекращения деятельности организации.

7.12       Информация о приостановлении, отмене действия или аннулировании сертификата соответ­ствия с указанием причин письменно доводится органом по сертификации до сведения организации, Госстандарта и других заинтересованных организаций.

7.13       Отмена действия сертификата соответствия вступает в силу с даты принятия решения органом по сертификации об отмене. Отмененный сертификат соответствия исключается из реестра Нацио­нальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь.

8 Проведение повторной сертификации системы управления охраной труда

8.1      Заявка на проведение повторной сертификации системы управления охраной труда подается организацией не менее чем за три месяца до окончания срока действия сертификата соответствия.

8.2      Процедура проведения повторной сертификации предусматривает:

• −    проведение работ в полном объеме в соответствии с требованиями настоящего технического кодекса;
• −    проведение работ по сокращенному плану аудита (по усмотрению органа по сертификации в зависимости от результатов первичной сертификации системы управления охраной труда и резуль­татов инспекционного контроля) с оформлением решения совета по сертификации.

8.3      Проведение повторной сертификации системы управления охраной труда осуществляет группа по аудиту органа по сертификации в соответствии с порядком проведения работ по сертификации системы управления охраной труда.

8.4      Решение о повторной выдаче сертификата соответствия принимает совет по сертификации органа по сертификации на основании отчета по результатам повторной сертификации.

8.5      Сертификат соответствия выдается под тем же номером, что и при первичной сертификации сроком на три года. Информация о повторной выдаче сертификата соответствия вносится в реестр национальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь.

9 Оформление дубликатов сертификатов соответствия

9.1      Дубликаты сертификатов соответствия оформляются на специальных защищенных бланках установленного образца органом по сертификации, выдавшим сертификат соответствия, и заверяют­ся печатью.

9.2      Дубликаты сертификатов соответствия регистрируется под тем же номером, что и подлинник сертификата, при этом на обратной стороне бланка в левом верхнем углу делается надпись «Дубликат».

9.3      Бланки с надписью «Дубликат» являются бланками строгой отчетности и подлежат учету в соответствии с установленным порядком.

10 Применение знака соответствия сертифицированной системы управления охраной труда

10.1       Право применения знака соответствия сертифицированной системы управления охраной труда предоставляется организации, получившей сертификат соответствия на систему управления охраной труда в Национальной системе подтверждения соответствия Республики Беларусь. Требо­вания к форме и размерам знака соответствия установлены в ТКП 5.1.08.

10.2       Организация может применять знак соответствия сертифицированной системы управления охраной труда в течение срока действия сертификата соответствия на систему управления охраной труда.

10.3       Нанесение знака соответствия сертифицированной системы управления охраной труда осу­ществляется организацией, получившей право его применения. Место нанесения знака соответствия сертифицированной системы управления охраной труда устанавливается организацией.

10.4       Знак соответствия сертифицированной системы управления охраной труда может быть ис­пользован организацией-изготовителем продукции в рекламных целях (фирменных бланках, визит­ках и др.).

10.5       Организация-владелец сертификата соответствия на систему управления охраной труда несет ответственность за неправильное применение знака соответствия сертифицированной систе­мы управления охраной труда.

11 Рассмотрение жалоб и апелляций

11.1       Если организация желает опротестовать решение органа по сертификации по результатам сертификации системы управления охраной труда или инспекционного контроля, она должна подать письменную жалобу в орган по сертификации не позднее месяца после получения акта по результа­там сертификации или инспекционного контроля. Подача жалобы не приостанавливает действия при­нятого решения.

11.2       Жалоба рассматривается на совете по сертификации органа по сертификации. О принятом решении организация уведомляется письменно не позднее одного месяца после получения жалобы.

11.3       В случае несогласия с решением совета по сертификации органа по сертификации по жалобе организация вправе обратиться в Национальный орган по оценке соответствия Республики Беларусь или апелляционный совет Национальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь. При этом к заявлению по спорным вопросам прикладываются документы по предмету конфликта.

11.4       Национальный орган по оценке соответствия Республики Беларусь или апелляционный совет Национальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь устанавливает срок и порядок решения спорных вопросов и в случае необходимости назначает повторный аудит системы управления охраной труда организации специально сформированной для этой цели группой по аудиту.

12 Оплата работ по сертификации систем управления охраной труда

12.1       Оплата работ по сертификации систем управления охраной труда осуществляется на дого­ворной основе за счет средств заявителя и состоит из оплаты работ:

• −    по предварительному аудиту системы управления охраной труда (в случае его проведения);
• −    по анализу документов системы управления охраной труда;
• −    по аудиту системы управления охраной труда;
• −    по оформлению результатов аудита системы управления охраной труда;
• −    по оформлению сертификата соответствия и его дубликатов;
• −    инспекционного контроля.

12.2       Стоимость работ по сертификации систем управления охраной труда устанавливается на основании трудоемкости работ, утвержденной Национальным органом по оценке соответствия Респуб­лики Беларусь.

Приложение А

(обязательное)

Форма заявки на проведение сертификации системы управления охраной труда

ЗАЯВКА

на проведение сертификации системы управления охраной труда

1 ____________________________________________________________________________

наименование организации

Юридический адрес ____________________________________________________________

______________________________________  УНП ______________________________________

Телефон ______________________________  Факс _____________________________________

в лице ___________________________________________________________________________

фамилия, инициалы руководителя

заявляет, что в организации внедрена система управления охраной труда, соответствующая

_________________________________________________________________________________

обозначение и наименование ТНПА

и просит провести сертификацию системы управления охраной труда.

2 Данные о системе управления охраной труда

2.1  Год внедрения системы управления охраной труда, соответствующей данному ТНПА

_________________________________________________________________________________

2.2  Область применения системы управления охраной труда

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.3 Номер и год регистрации сертификата на систему управления охраной труда и наименование органа по сертификации (заполняется, если организация имела ранее сертификат на систему управления охраной труда)

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3 Организация обязуется:

−  обеспечить все условия для проведения сертификации (предоставление документации, доступ ко всем подразделениям, ознакомление со всеми регистрационными документами);

−  выполнять правила и порядок проведения сертификации;

−  обеспечивать стабильность эффективного функционирования системы управления охраной труда;

−  оплачивать все расходы по проведению сертификации системы управления охраной труда не­зависимо от результатов.

Руководитель организации  _______________            _______________________

                                                                               подпись                                 фамилия, инициалы

Главный бухгалтер                               _______________            _______________________

                                                                               подпись                                 фамилия, инициалы

                                                                           М.П.

Приложение Б

(обязательное)

Состав обязательной исходной информации для оценки

системы управления охраной труда организаций любой области деятельности

Б.1 Сведения о производстве:

−  структурная схема организации, включающая основные и вспомогательные производственные подразделения, инженерные и административные службы с указанием связей между ними;

−  схема управления системой управления охраной труда;

−  структурная схема службы охраны труда; численность службы охраны труда;

−  численность работающих, на которых распространяется область действия системы управления охраной труда;

−  сменность работ на основном производстве (количество рабочих смен);

−  наличие и количество производственного персонала с неполной занятостью и (или) привлекаемого по договору;

−  наличие филиалов;

−  разрешения, лицензии на соответствующие виды деятельности (разрешения Департамента по надзору за безопасным ведением работ в промышленной и атомной энергетике и т. д.);

−  перечень организаций-субподрядчиков и численность их работников;

−  численность работников, занятых во вредных (опасных) условиях труда;

Б.2 Перечни наиболее значимых и специальных технологических процессов (ТП) и технологиче­ских операций (ТО).

Б.З Техническая документация на продукцию:

−  ТНПА, включая технические условия;

−  конструкторская документация (паспорт, инструкция по эксплуатации) при наличии;

−  обозначение ТНПА на оборудование, применяемое в организации.

Б.4 Перечень документов системы управления охраной труда.

Б.5 Документы системы управления охраной труда, документы, описывающие процессы, методики, инструкции.

Б.6 Образцы форм документов, в которых регистрируются данные об охране труда.

Б.7 Данные о выявленных нарушениях в области охраны труда, несчастных случаях в организа­ции, о внесении существенных изменений в документы системы управления охраной труда, конструк­торскую и технологическую документацию, ТНПА, организационную структуру организации.

Б.8 Информация о качестве функционирования системы управления охраной труда за прошед­ший календарный год:

−  данные о претензиях, жалобах по вопросам охраны труда;

−  данные по идентификации опасностей, оценке рисков и управление рисками;

−  данные по результатам аттестации рабочих мест по условиям труда;

−  перечень работ с повышенной опасностью (с указанием цеха, участка);

−  перечень оборудования и технических устройств, представляющих повышенную опасность;

−  данные о несчастных случаях, инцидентах, несоответствиях, выявленных за последние пять лет.

Приложение В

(рекомендуемое)

Форма контрольного листа

КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ

для проведения сертификационного аудита системы управления охраной труда №____

Приложение Г

(обязательное)

Форма протокола несоответствий

ПРОТОКОЛ НЕСООТВЕТСТВИЙ №__________

Приложение Д

(рекомендуемое)

Форма аспекта для улучшения

АСПЕКТ ДЛЯ УЛУЧШЕНИЯ №__________

Приложение Е

(обязательное)

Форма акта по аудиту системы управления охраной труда

АКТ

по аудиту системы управления охраной труда

_________________________________________________________________________________

область распространения системы управления охраной труда

_________________________________________________________________________________

наименование организации

на соответствие требованиям

_________________________________________________________________________________

обозначение ТНПА на систему управления охраной труда

1 Аудит системы управления охраной труда проводился группой по аудиту

с «____»____________________ по «____»____________________ 200__ г.

2 Состав группы по аудиту

Руководитель группы по аудиту ___________________________________________________

                                                                                                     фамилия, инициалы

Эксперты-аудиторы _____________________________________________________________

                                                                                      фамилия, инициалы

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

3 Основание для проведения аудита системы управления охраной труда _________________________________________________________________________________

заявка организации, результаты экспертизы документов системы управления охраной труда

4 Аудит системы управления охраной труда проводился по плану аудита, утвержденному _________________________________________________________________________________

                             фамилия, инициалы, должность лица, утвердившего план аудита

5 Краткое содержание результатов аудита системы управления охраной труда с указанием количества протоколов несоответствий по каждому проверенному подразделению (разделу, пункту ТНПА на систему управления охраной труда)

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

6 Заключение

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Руководитель группы по аудиту   _______________     _________________________

                                                                         подпись                          фамилия, инициалы

Эксперты-аудиторы                       _______________     _________________________

                                                                         подпись                          фамилия, инициалы

                                                        _______________     _________________________

                                                                         подпись                          фамилия, инициалы

                                                        _______________     _________________________

                                                                         подпись                          фамилия, инициалы

Приложение К

(обязательное)

Форма соглашения по сертификации

НАЦИОНАЛЬНАЯ СИСТЕМА ПОДТВЕРЖДЕНИЯ СООТВЕТСТВИЯ

РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

СОГЛАШЕНИЕ №________

по сертификации

Срок действия

с _______________________

до ______________________

Орган по сертификации _____________________________________ в лице руководителя

_______________________, с одной стороны, и _________________________________________

          фамилия, инициалы                                                                                        наименование организации

(в дальнейшем – владелец сертификата на систему управления охраной труда) в лице руководителя

____________________, с другой стороны, заключили настоящее соглашение, согласно которому:

    фамилия, инициалы

согласно которому:

1 Орган по сертификации официально подтверждает, что система управления охраной труда _________________________________________________________________________________

область распространения системы управления охраной труда

соответствует требованиям _________________________________________________________

                                                                           обозначение ТНПА на систему управления охраной труда

2 Орган по сертификации обязуется:

1. 2.1    осуществлять инспекционный контроль за сертифицированной системой управления охраной труда один раз в год. Стоимость и порядок оплаты расходов владельцем сертификата на систему управления охраной труда уточняются договором сторон на момент проведения инспекционного контроля в соответствии с нормами, применяемыми органом по сертификации систем управления охраной труда;
2. 2.2    информировать организацию о всех изменениях условий сертификации системы управления охраной труда и изменениях ТНПА, определяющих требования к системе управления охраной труда.

3 Организация обязуется:

1. 3.1    контролировать функционирование и результативность системы управления охраной труда пу­тем регулярного внутреннего аудита и анализа системы управления охраной труда;
2. 3.2    обеспечивать беспрепятственный доступ на территорию организации представителям органа по сертификации, осуществляющим инспекционный контроль, и создавать все условия, необходимые для его проведения;
3. 3.3    оплачивать все расходы, связанные с осуществлением инспекционного контроля;
4. 3.4    представлять в орган по сертификации систем управления охраной труда актуализированный комплект документов сертифицированной системы управления охраной труда;
5. 3.5    информировать орган по сертификации о произошедших несчастных случаях, о всех вноси­мых изменениях в документы системы управления охраной труда, конструкторскую и технологическую документацию и ТНПА, изменениях организационной структуры организации, а также о факте прекращения своей деятельности как юридического лица;

вносить данные изменения в комплект документов, хранящийся в органе по сертификации систем управления охраной труда, перед инспекционным контролем;

1. 3.6    использовать сертификат соответствия в соответствии с правилами его применения и строго в той области деятельности, на которую получен сертификат соответствия;
2. 3.7    устранять выявленные при инспекционном контроле несоответствия в срок, не превышающий два месяца.

4 Орган по сертификации имеет право приостановить не более чем на полгода действие серти­фиката на систему управления охраной труда в случаях:

−  выявления существенных несоответствий при инспекционном контроле;

−  неустранения в течение двух месяцев выявленных при инспекционном контроле несоответствий требованиям ТНПА на систему управления охраной труда;

−  нарушения правила применения сертификата соответствия, предусматривающего его исполь­зование строго в той области деятельности, на которую он получен;

−  нарушения правил применения знака соответствия сертифицированной системы управления охраной труда;

−  фальсификации срока действия сертификата;

−  отказа организации от инспекционного контроля и (или) оплаты за проведение контроля.

5 Орган по сертификации имеет право провести по решению руководителя органа по сертифика­ции внеплановый инспекционный контроль в следующих случаях:

−  появления необходимости проверки устранения несоответствий, выявленных при инспекционном контроле;

−  неправильном использовании сертификата и знака соответствия;

−  внесения существенных изменений в документы системы управления охраной труда, конструк­торскую, технологическую документацию и ТНПА, организационную структуру организации и других изменений, влияющих на состояние охраны труда;

−  при поступлении обоснованной информации о нарушениях правил охраны труда, несчастных случаях в организации.

6 Орган по сертификации имеет право отменить действие сертификата соответствия, если не устранены несоответствия, выявленные при предыдущем аудите, а также если несоответствия не устра­нены в период приостановления сертификата.

7 В случае приостановления или отмены действия сертификата на систему управления охраной труда организация утрачивает право использования сертификата и знака соответствия. Использование знака сертифицированной системы управления охраной труда в имеющейся документации и коммуникативных средствах возможно в течение не более одного месяца с момента вступления в силу при­остановления или отмены действия сертификата соответствия.

8 Право на использование знака соответствия автоматически утрачивается по истечении срока действия сертификата соответствия, если организация не подала заявку на повторную сертификацию за три месяца до истечения срока действия.

9 При прекращении деятельности организации как юридического лица сертификат соответствия аннулируется и исключается из Реестра Национальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь.

10 Настоящее соглашение дает право организации на публикацию рекламного материала о сертифицированной системе управления охраной труда в той области деятельности, на которую получен сертификат соответствия.

11 Настоящее соглашение дает организации в необходимых случаях право выдачи учтенных дубликатов сертификата соответствия №_______________________.

12 За три месяца до окончания срока действия сертификата соответствия организация подает заявку на повторную сертификацию системы управления охраной труда.

13 Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах, один из которых находится в органе по сертификации, другой – у организации.

14 Соглашение вступает в силу с момента подписания обеими сторонами.

Руководитель органа по сертификации    Руководитель организации

____________   ____________________ ____________   ____________________                подпись       фамилия, инициалы                        подпись                фамилия, инициалы

«____»_______________ 200__ г.                      «____»_______________ 200__ г.

М.П.                                                                       М.П.