Как правильно заполнять журнал регистрации инструктажей по охране труда?

1. Общие положения

1. Настоящая инструкция определяет порядок ведения в (наименование организации) журналов:

• регистрации вводного инструктажа по охране труда;
• регистрации инструктажа по охране труда.

2. Формы журналов, указанных в п. 1, предусмотрены приложениями 8 и 4 (соответственно) к Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28 ноября 2008 г. № 175 (в ред. от 6 марта 2018 г.).

3. В (наименование организации) осуществляется ведение:

• одного общего для всей организации журнала регистрации вводного инструктажа по охране труда;
• (количество по числу и наименованиям структурных подразделений) журналов регистрации инструктажа по охране труда, в которых регистрируются первичные, повторные, а также внеплановые и целевые инструктажи с работниками структурных подразделений.

4. Ответственными за оформление, внесение записей и сохранность журналов являются по должности лица, проводящие соответствующие инструктажи:

• инженер по охране труда – журнала регистрации вводного инструктажа по охране труда;
• руководители структурных подразделений (перечисляются) – журналов регистрации инструктажа по охране труда.

При временном отсутствии указанных лиц (отпуск, командировка и т.п.) ведение журналов возлагается на лиц, заменяющих их по приказу, с передачей журналов по акту.

5. Журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя организации. Количество страниц в журнале указывается цифрами и прописью.

6. Записи в журналы следует вносить аккуратно, трудностираемыми средствами (чернилами, пишущими пастами и проч.) любых оттенков фиолетового, синего или черного цветов. Использовать для этого средства иных цветов, карандаши, корректирующие жидкости и гели, заклеивать чем-либо внесенные записи и осуществлять иные действия, затрудняющие или делающие невозможным прочтение первоначально внесенных записей, запрещается.

7. Записи в журналах должны следовать одна за другой. Наличие полностью (по всем графам) незаполненных строк между ними не допускается.

8. В ячейки граф одной записи, остающиеся свободными (незаполненными), проставляется прочерк.

9. Исправление внесенных записей или их элементов не допускается. Если в процессе внесения записи допущены ошибки, описки или неверные сведения, вся запись должна быть зачеркнута одной чертой, указано пояснение «Запись ошибочна» с подписью и расшифровкой подписи ее вносившего, и далее, со следующей строки, вносится правильный вариант записи.

10. При заполнении обложки журналов наименование организации указывается полностью либо сокращенно в установленном виде, в соответствии с учредительными и регистрационными документами, например общество с дополнительной ответственностью «Вымпел» либо ОДО «Вымпел».

Наименование структурного подразделения на обложке журнала регистрации инструктажа по охране труда указывается в соответствии с его наименованием в утвержденной установленным образом структуре организации. При этом допускается использовать сокращенное наименование, если такое сокращение предусмотрено утвержденной структурой.

11. При заполнении на обложке журналов графы «Начат» указывается дата заверения шнуровки журнала подписью руководителя организации, графы «Окончен» – дата внесения последней записи. Под последней записью журнала подводится черта и указывается: «Журнал окончен. Дата. Подпись (ответственного)».

12. Текущее хранение журналов обеспечивается ответственными лицами в местах и порядке, исключающих легкий доступ и их использование иными лицами.

13. Законченный ведением журнал сдается для постоянного хранения согласно установленному в организации порядку документооборота.

2. Порядок внесения записей в журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда

14. При заполнении графы 1 указывается порядковый номер записи нарастающим итогом арабскими цифрами с проставлением точки после номера.

15. В графе 2 дата проведения вводного инструктажа по охране труда проставляется арабскими цифрами в виде двух двузначных и одного четырехзначного чисел, разделенных точками, при этом первое двузначное число обозначает число месяца, второе – порядковый номер месяца в году, четырехзначное – год. Если число месяца или порядковый номер месяца менее 10, то первой цифрой в их обозначении проставляется 0. Например, первое сентября обозначается как 01.09.

16. В графе 3 фамилия, имя, отчество лица, прошедшего вводный инструктаж по охране труда, записываются в именительном падеже, полностью без сокращений согласно их написанию в персональных кадровых документах. Для полного и правильного написания необходимо использовать три строчки (по одной для фамилии, имени и отчества). При отсутствии отчества третья строчка остается свободной.

17. Профессия (должность) лица, прошедшего вводный инструктаж по охране труда, записывается в графе 4 в соответствии с ее обозначением в штатном расписании организации. При этом допускается использовать сокращенное наименование, если таковое предусмотрено штатным расписанием. Если наименование профессии (должности) не помещается в отведенное ему место графы, допускается перенос оставшейся части на следующую строчку.

18. Наименование места работы (структурного подразделения) инструктируемого записывается в графе 5 в соответствии с его наименованием в утвержденной установленным образом структуре организации. При этом допускается использовать сокращенное наименование, если таковое предусмотрено утвержденной структурой. Если наименование структурного подразделения не помещается в отведенное ему место графы, допускается перенос оставшейся части на следующую строчку.

19. Фамилия, имя, отчество должностного лица, проводившего вводный инструктаж по охране труда, записываются в графе 6 в именительном падеже, полностью без сокращений согласно их написанию в персональных кадровых документах. Для их полного и правильного написания необходимо использовать три строчки (по одной для фамилии, имени и отчества). При отсутствии отчества третья строчка остается свободной.

20. В графе 7 указывается должность лица, проводившего вводный инструктаж по охране труда, в соответствии с ее наименованием в штатном расписании. При этом допускается использовать сокращенное наименование, если таковое предусмотрено штатным расписанием организации. Если наименование должности не помещается в отведенное ему место графы, допускается перенос оставшейся части на следующую строчку.

21. В графах 8 и 9 проставляются собственноручные подписи, соответственно, должностного лица, проводившего вводный инструктаж по охране труда, и лица, его прошедшего. При этом следует обращать повышенное внимание на соответствие принадлежности этих подписей графам, поскольку на практике часто их ошибочно меняют местами.

3. Порядок внесения записей в журнал регистрации инструктажа по охране труда

22. Заполнение граф 1 и 2 журнала регистрации инструктажа по охране труда аналогично порядку, изложенному в пп. 13 и 14 настоящей инструкции применительно к этому журналу.

23. В графе 3 записываются фамилия, инициалы лица, прошедшего инструктаж по охране труда в именительном падеже, согласно их написанию в персональных кадровых документах. Поскольку указываются только инициалы, а не полностью имя и отчество, то одной строки отведенного в графе места достаточно для внесения этих сведений.

24. Профессия (должность лица, прошедшего инструктаж по охране труда) указывается в графе 4 в соответствии с ее обозначением в штатном расписании организации. При этом предпочтительнее сокращенное наименование (в случае если это предусмотрено).

25. В графе 5 указывается один из видов проводимого инструктажа по охране труда:

• первичный;
• повторный;
• внеплановый;
• целевой.

26. Графа 6 заполняется только в случае проведения и регистрации внепланового или целевого инструктажа по охране труда. В иных случаях она остается незаполненной (проставляется прочерк).

Причины проведения внепланового и целевого инструктажей указаны в пп. 56 и 58 Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда. Для компактного отображения в журнале при указании причин целесообразно присвоить им буквенно-цифровые коды, например:

• В1 – принятие новых нормативных правовых актов, в т.ч. технических и локальных, содержащих требования по охране труда, или внесение изменений и дополнений к ним;
• В2 – изменение технологического процесса, замена или модернизация оборудования, приборов и инструмента, сырья, материалов и других факторов, влияющих на безопасность труда;
• В3 – нарушение работающими требований нормативных правовых актов, в т.ч. технических и локальных, содержащих требования по охране труда, которое привело или могло привести к аварии, несчастному случаю на производстве и другим тяжелым последствиям;
• В4 – перерыв в работе по профессии (в должности) более шести месяцев;
• В5 – поступление информации об авариях и несчастных случаях, происшедших в однопрофильных организациях;
• В6 – по требованию представителей органов, уполномоченных на осуществление контроля (надзора), вышестоящих государственных органов или государственных организаций, должностного лица организации, на которого возложены обязанности по организации охраны труда, при нарушении требований нормативных правовых актов по охране труда, в т.ч. технических и локальных,;
• Ц1 – выполнение разовых работ, не связанных с прямыми обязанностями по специальности (погрузка, разгрузка, уборка территории и др.);
• Ц2 – ликвидация последствий аварий, стихийных бедствий и катастроф;
• Ц3 – проведение экскурсий в организации.

При проведении целевого инструктажа с лицами, выполняющими работы по наряду-допуску, отметка о его проведении проставляется не в журнале, а в наряде-допуске.

27. В графе 7 указывается название или обозначение документа, по которому проводился инструктаж. В случае первичного или повторного инструктажей это будут обозначение соответствующих программ или инструкций (регистрационного номера в организации), которое согласно пп. 26 и 28 Инструкции о порядке разработки и принятия локальных нормативных правовых актов, содержащих требования по охране труда для профессий и (или) отдельных видов работ (услуг), утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28 ноября 2008 г. № 176 (в ред. от 24 декабря 2013 г.), им присваивается в порядке, установленном в организации.

28. В графе 8 указываются в именительном падеже фамилия, инициалы должностного лица, проводившего инструктаж по охране труда, согласно написанию в персональных кадровых документах. Поскольку указываются инициалы, а не полностью имя и отчество, то для внесения этих сведений достаточно одной строчки графы.

29. При заполнении граф 9 и 10 (подписи лица, прошедшего инструктаж по охране труда, и должностного лица, проводившего инструктаж по охране труда, соответственно) необходимо проявить повышенную внимательность для соблюдения именно такого порядка, поскольку практика заполнения журналов свидетельствует о частых ошибках в этом.

30. Графы 11 и 12 заполняются в случае установления стажировки на рабочем месте, что согласно п. 23 Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда присуще в отношении рабочих, принятых или переведенных на работы с повышенной опасностью либо имеющих перерыв в выполнении указанных работ более менее года. В отношении иных работников данные графы остаются незаполненными (проставляется прочерк).

31. Графа 13 заполняется, если в соответствии с установленным в организации порядком допуск рабочих к самостоятельной работе осуществляется не приказом или распоряжением руководителя организации, а записью в журнале инструктажа по охране труда, что возможно согласно п. 30 Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда. В отношении иных работников данная графа остается незаполненной (проставляется прочерк).

Пример 2

ЖУРНАЛ
регистрации вводного инструктажа по охране труда

Пример 3

ЖУРНАЛ
регистрации инструктажа по охране труда